L'Institut de l'Engagement recrute un Chargé de mission logistique événementielle F/H - Grenoble (38) - CDD


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Type : 
Emploi
RESUME DU POSTE
Fondé en 2012, présidé par Martin Hirsch et dirigé par Claire de Mazancourt, l’Institut de l'Engagement permet chaque année à 3000 jeunes volontaires ou bénévoles de construire et structurer leur projet d'avenir. Il en accompagne 700 - les "lauréats" de l'Institut - dans un programme complet. En mobilisant plus de 350 partenaires, l'Institut permet à ces jeunes qui ont révélé leur potentiel lors de leur engagement citoyen de franchir les barrières scolaires, culturelles, sociales, financières, liées à un handicap, pour concrétiser leur projet : reprendre une formation, trouver un emploi ou créer leur activité. L'Institut leur donne l'envie et les clés pour continuer à porter les valeurs d'engagement et de citoyenneté.    
Informations détaillées sur le site https://www.engagement.fr/
 
L’association recherche un(e) chargé(e) de mission pour organiser la première édition du Campus de l’Engagement du 1er au 3 juillet 2019. Cet événement doit permettre à 300 lauréats de l’Institut repérés pour leur engagement, leur projet et leur potentiel et 200 collaborateurs invités par les entreprises partenaires de vivre une expérience unique en immersion pendant 48h. Pour les jeunes, c’est l’occasion de découvrir des entreprises engagées, de comprendre leurs contraintes et leur fonctionnement, de contribuer à leur façon aux stratégies sociétales. Pour les entreprises, c’est l’occasion d’explorer les attentes et les idées d’une génération nouvelle, de trouver de l’inspiration en valorisant leurs équipes, leurs engagements et d’innover en testant des idées et des projets.  
Au programme de ce campus de l’Engagement : des conférences interactives, des ateliers créés par les lauréats et d’autres proposés par les entreprises, des activités partagées, des hackathons, du reverse mentoring, des workshop, etc.
 
Le (ou la) chargé(e) de mission est en charge de l’organisation logistique. L’élaboration du contenu de l’événement relève de la responsabilité du directeur pédagogique de l’Institut de l’Engagement.
MISSIONS ET PROFIL
DETAILS DE LA MISSION
 
Le ou la chargé(e) de mission sera sous la responsabilité du chef de projet Universités de l’Engagement et du comité de direction. Il (ou elle) travaillera au quotidien en lien avec les différents pôles de l’Institut (pôle pédagogique, pôle partenariat et Communication et pôle des Affaires générales) sur les tâches suivantes :
 
En amont de l’événement,
  • Suivi de projet : Rédiger et garantir le respect d’un rétroplanning précis propre au projet ; Monter et suivre le budget de l’événement ;
  • Assurer le lien avec les entreprises partenaires de l’événement : relation institutionnel et opérationnel. Assurer le suivi logistique de l’ensemble des collaborateurs d’entreprises participants (transport, hébergement, questions diverses…).
  • Collaborer sur la définition et la mise en place des outils de communication, dont le site dédié à l'événement qui intègrera la plateforme d'inscription aux ateliers"
  • Gestion administrative : Gérer le site d’inscription (mise à jour des informations, gestion et suivi des inscriptions des inscrits, suivi mail et relances téléphoniques) ; Collaborer avec le service des Affaires Générales pour le suivi des factures ; suivi administratif ;
  • Logistique : Rédiger les cahiers des charges prestataires, étudier les propositions, valider les devis (hébergements, restauration, visites) ; Etre en relation avec les entreprises pour suivre les plans de transports des collaborateurs, organiser les navettes depuis la gare jusqu’au site ;
  • Communication : Collaborer avec le pôle Communication et Partenariat pour définir et mettre en œuvre le plan de communication événementiel ; Collaborer sur la définition des outils de communication ; garantir le respect des échéances en lien avec les prestataires et/ou partenaires;
 
Pendant l’événement,
  • Organisation du montage : installation du site, installation des salles, affichage
  • Coordination sur le terrain : Accueil, restauration, hébergement, gestion des flux, gestion d’autres tâches pluridisciplinaires ; être l’interlocuteur des prestataires ; gérer les imprévus
 
Post événement,
  • Rédiger le débrief de l’événement
  • Réaliser le bilan qualitatif et financier de l’événement
  • Gérer les retours prestataires et le suivi des facturations
  • Contribuer à l’évaluation de l’événement : définir des outils de mesure d’impact de l’événement et soutenir le pôle Partenariat et Communication dans le suivi de la restitution auprès des intervenants, des lauréats et des prestataires.
 
PROFIL
 
Formation
Expérience indispensable.
Niveau Bac+5 ou Bac+3 avec expériences significatives
 
Compétences requises
Capacités d’organisation, d’anticipation
Gestion de projet
Maîtrise et pratique des outils bureautiques, méthodologie base de données, tenue de tableaux de bord
Expérience en outils informatiques (site d’inscription)
Avoir une bonne pratique et expérience rédactionnelle (courrier, projet, bilan…)
 
Qualités requises
Organisation ; méthode ; Autonomie ; Force de proposition ; Sens pratique ; Capacité de résistance au stress ; Aptitude à l’animation ; Rigueur ; Créativité, Curiosité ; Bonne compréhension et reformulation des besoins ;
Intérêt pour l’Institut de l’Engagement, ses objectifs et ses valeurs.
 
CONDITIONS
Le poste est basé dans les locaux de l’antenne Grand Sud Est de l’Institut de l’Engagement au 1 rue Lastella, 38 000 Grenoble.
Disponibilité immédiate
CDD – 3 mois
Temps plein
Disponibilité ponctuelle en soirée et fin de semaine. Disponibilité totale pendant l’événement du 28 juin au 3 juillet. Déplacements occasionnels pendant la préparation.
CONTACT POUR POSTULER
Les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être adressées à Hélène Vincent avant le 30 mars 2019 : helene.vincent@engagement.fr

A propos de l'auteur

Institut de l'Engagement

L'institut de l'Engagement accompagne des jeunes ayant effectué une période d'engagement (service civique, volontariat européen ou international, bénévolat consistant) et les aide à valoriser leur engagement et à concrétiser leur projet. Les jeunes ayant révélé des compétences au cours de...

Coordonnées

Le Transfo
1 rue Victor Lastella
38000 Grenoble